Cómo manejar el exceso de videollamadas (los consejos de Visma)

La pandemia obligó a las organizaciones a adaptarse rápidamente, pero lo que comenzó como una novedad dentro de algunas empresas hoy genera ansiedad y estrés.
 

 
Es por este motivo que Visma ha planteado algunas claves para manejar mejor esta situación, basadas en tendencias que se están poniendo en práctica en distintos lugares del mundo. La gerenta de Marketing en Latinoamérica de la empresa especializada en digitalizar los procesos de recursos humanos, Sara Mendoza Figueroa, aconseja:

1. Hacer un registro. Anotar cuántas videollamadas se realizaron en la semana, cuánto tiempo demandó cada una y qué es lo que incomoda de ellas. El objetivo es identificar cuál es nuestra reacción ante las videollamadas en general y si existe la alternativa de otras vías de comunicación que podrían funcionar mejor.
2. Limitar las videollamadas. Los expertos coinciden en la importancia de limitar las reuniones virtuales a las estrictamente necesarias e invitar a participar únicamente a las personas adecuadas. 
3. Definir estructura, horarios y duración. Lo ideal son reuniones de media hora a una hora como máximo, evitar hacerlas después de las 18:00, y los viernes hasta las 15:00 horas. Además, preparar con antelación los objetivos de los encuentros para que los participantes sepan con precisión qué se espera lograr en cada uno.
4. Disponerse con empatía. Siempre es bueno, antes de ir al tema central de la reunión, saludar, preguntar al otro cómo está, cómo se siente en este contexto, si pasó algo relevante fuera del ámbito laboral. 
5. Hablar solo si es necesario. Durante la videollamada es importante preguntarse continuamente si ayuda en algo que diga lo que estoy pensando. La idea es que cada comentario sea verdaderamente relevante y ayudar a que las conversaciones vayan siempre al foco del asunto.
6. Cubrir la propia imagen. Verse a uno mismo en la pantalla es factor de distracción, expertos sugieren prender la cámara solo cuando sea necesario. 
7. Evitar el “multitasking”. Cuando llegue la hora de la videollamada, enfocarse solo en eso. El tratar de estar pendiente de varias actividades en simultáneo provoca agotamiento.
8. Recapitular. Siempre conviene enviar un resumen de temas tratados y conclusiones vía e-mail para todos los participantes para evitar aclaraciones o reiterar temas ya conversados.
9. Hacer un break. Entre una y otra videollamada es conveniente levantarse de la silla y “desconectar” un poco para luego seguir con energía. 
10. Establecer y mantener una rutina. Hay que establecer una rutina con un horario de inicio y finalización para poder hacer otras cosas, hablar con amigos y estar con la familia.